Conceitos

Classificação Documental

Os processos administrativos cadastrados no PROA seguem o padrão de classificação documental definido pelo Arquivo Público Estadual – APERS, obedecendo a padrões e normas do SIARQ.

 

Grupo

O grupo é uma reunião de pessoas responsáveis por determinadas atividades do processo.

Estão divididos em:

Grupos Organizacionais estão relacionados à estrutura organizacional do Órgão cadastrado no SOEWEB. Ex.: Setor.

Grupos Institucionais é uma reunião de pessoas, independente de sua lotação organizacional, para execução de determinadas atividades do processo. Ex.: CIPA, Gerentes.

 

Número de processo

O número do processo é composto de 14 dígitos conforme segue abaixo

99-9999-9999999-9 onde:

99 - Ano

9999 - Unidade Orçamentária

9999999 – Número Sequencial

9 - Dígito Verificador

 

Porta de Entrada

É um ou mais grupos da organização que estão autorizados a receberem processos de outras organizações. Ex.: protocolo.

 

Portador

É o grupo da organização que recebeu a última distribuição de uma atividade.

 

Grau de Privacidade

Refere-se ao nível de visualização liberado aos interessados no Processo Administrativo, assim sendo:

•     Processo Público: pode ser visualizado por todos os grupos que efetuaram atividades no documento do Processo Administrativo e pelo grupo que lhe deu origem.

•     Processo Privado: Pode ser visualizado pelo grupo que dá origem e/ou é portador do processo.

Os grupos por onde o processo passou, mas já não são mais portadores e também não é origem, conseguem visualizar os dados do Processo Administrativo, mas não podem visualizar os documentos.

 

Responsáveis de Grupo

Pessoa ou pessoas designadas a receber os processos quando encaminhados ao grupo a que pertencem. Um grupo pode conter 1 ou todos os seus membros responsáveis, atendendo a organização do trabalho do próprio grupo. O(s) responsável(eis) do grupo receberá(ao) automaticamente as atividades e farão à execução e/ou distribuição entre os usuários do grupo.

 

Usuário

Pessoas habilitadas ao uso do PROA e pertencentes a um Grupo Organizacional podendo também pertencer a grupos institucionais.